SITUASI 39: KESANTUNAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

Situasi

Semalam saya telah menerima sepujuk surat daripada pihak Kementerian Pelajaran Malaysia(KPM) berkaitan dengan biasiswa yang saya terima pada semester ini.  Semasa membaca surat rasmi tersebut saya tertarik dengan beberapa aspek kesopanan yang digunakan dalam surat rasmi tersebut. Bahasa yang digunakan dalam surat rasmi adalah bahasa yang halus.

Aspek kesopanan dalam surat rasmi:

1)    Nama dan alamat penerima

Terdapat penggunaan pangkat, gelaran atau rujukan hormat yang perlu disesuaikan dengan dengan pangkat atau gelaran yang dimiliki . Contohnya, Yang Amat Berhormat, Yang Amat Berbahagia

2)    Sapaan  dan rujukan kehormat

Kata sapaan dan rujukan kehormat ditulis dalam surat rasmi selepas nama dam alamat penerima surat. Contohnya, Assalamualaikum wr.wb. Y.B.Dato’

3)    Pembukaan surat

Adalah perenggan pertama dalam surat yang berkisar tentang tajuk. Contohnya, Dengan hormatnya, Izinkanlah…

4)    Isi surat

Dalam isi surat terdapat arahan yang dinyatakan dan arahan yang digunakan boleh diperhaluskan dengan menggunakan bahasa yang lebih halus seperti harap atau mengharapkan.

5)    Penutup

Dalam bahagian penutup surat rasmi, biasanya ditandai dengan ucapan terima kasih sebagai tanda penghargaan penulis surat kepada penerima.

Ulasan:

Kesopanan tidak hanya dapat dilihat melalui aspek lisan sahaja tetapi melibatkan penggunaan bahan tulisan. Oleh itu, pemilihan dan penggunaan kata-kata yang tepat dan mempunyai nilai rasa yang halus dalam surat rasmi amat penting  kerana surat merupakan cerminan kepada penulisnya. Justeru, dalam aspek penulisan surat rasmi aspek kesopanan berbahasa hendaklah dititikberatkan agar memberikan kesan yang elok kepada penulis dan penerima.